ACHIEVEMENTS

大量のデータを、併用期間なしで移行

前の電子カルテにあった大量のファイリングデータを、すべて新しい環境へ。切り替えの前日にクリニックへ出向き、新旧を並べて使う期間を設けずに、切り替えを終えた。

開業1年前からの伴走支援

開業の1年前からの契約。院内の配線など、ハード面にかかわる他業種との打ち合わせにも同席。配線の相談とフォロー、スタッフへのインストラクションまで、開業までに出てくる課題に一つずつ付き添った。

改定のたびに、設定マニュアルをお届け

こんな場面診療報酬の改定や、物価対応・賃上げなどの制度の変更。電子カルテの設定や、入力の表記を、どう直せばよいか、現場の判断が分かれやすい時期。

やったこと改定の内容に合わせた「設定マニュアル」と、算定の注意点をまとめた資料を作成。公式LINEで、各施設へお届け。表記や運用の疑問は、画面の写真を見ながら、一つずつ確認。

ポイント「何を、いつまでに、どこで直すか」が分かる資料が、先に届いていると、現場が、準備しやすい。

領収書の内容が変わらない。原因は、精算機側の設定

こんな場面自動精算機で、金額は合っているのに、領収書の明細の内容が、前の状態のまま。

やったこと電子カルテ側の設定を確認したが、問題なし。精算機側の設定が、入れ替え前の電子カルテの状態のままだった。現地で、精算機側も、新しい電子カルテに合わせて、見直した。

ポイント患者さんの情報は、電子カルテを見ているが、会計の内容は、精算機の側で管理されている。入れ替えのときは、「機器側の設定」も、確認の項目に入れておく。

検査データのエラーは、取り込む前のデータから

こんな場面検査会社から届いたデータの、患者さんの氏名が、実際と違っていた。そのまま取り込むと、エラーになる。

やったこと検査会社に、修正版の再送をお願い。エラーの一覧に、以前のデータが残っていたので、それを削除してから、修正版を登録し直した。

ポイントエラーの原因は、取り込む側ではなく、届いたデータ側にあることもある。「古いデータが、残っていないか」を、最初に見ると、切り分けが早い。

画像の取り込みミスは、保存の形式で防ぐ

こんな場面エコー画像の、取り込みの間違いが、続いていた。これまでは、画像を、JPEGで保存していた。

やったこと保存の形式を、DICOMに変更。画像を、DICOMで保存して、取り込む運用に、切り替えた。

ポイント機器から画像を取り込むときは、保存の形式が、取り込みの正確さに関わる。これまでの保存の方法が、新しい電子カルテでも通用するか、導入前に確認しておく。

入れ替えの最初は、今の状況を、見えるように

こんな場面他社の電子カルテからの、入れ替えの相談。「入れ替えたあとも、そのまま診療ができるように」という、ご要望。

やったこと現地で打ち合わせ。ネットワークの区分（電子カルテ・検査・オンライン資格確認）、つないでいる機器、これまでのデータ（患者情報、レセプト、データ提出加算に関わる情報）の状況を、確認。保存したい情報の範囲と、移行で課題になる点を、整理した。

ポイント入れ替えの準備は、「今あるものを、見えるようにする」ことから。何を残して、何を新しくするかを、先に決めておくと、切り替えの当日が、落ち着く。

院内ネットワークを、図にして渡す

こんな場面機器ごとに、データの送信先が違う。送信の設定を確かめるために、院内ネットワークの状況を、整理することに。

やったことパソコンの名前、IPアドレス、サブネット、スペック（ディスク・メモリ・OS）を確認。院内ネットワークの配線図を作成して、お渡し。機器ごとに、データの送信先と、送信の状況も確認。

ポイント図があると、機器の入れ替えや、トラブルのときに、次の担当者にも、すぐ伝わる。

電話より、写真が早い

こんな場面入力の設定が合っているか。エラーの原因は何か。電話では、説明しにくい場面。

やったこと画面の写真を、公式LINEで送ってもらい、その場で確認。必要なときは、遠隔操作で、画面を見ながら対応。

ポイント言葉で説明するより、写真の方が、早くて正確。「ちょうどいい近さ」で、すぐに、お返事ができる。

試験用のデータを消して、本番のデータだけに

こんな場面画像ソフトの導入。開業前の試験用のデータが残っていて、本番のデータと、混ざる心配があった。

やったこと試験用のデータを削除して、開業後のデータだけに設定。保存の指定のフォルダを決めて、取り込み済みのデータを削除する手順も、説明。

ポイント導入のレクチャーは、「使い方」だけでなく、「あとから困らない、片づけ方」も、一緒に。

予約システムと電子カルテの連動を、ワンクリックに

こんな場面予約システムは、インターネットにつながる環境。電子カルテは、安全のため、オフラインの環境。データのやり取りは、共有フォルダ。スタッフが、内容をコピーして、メモ帳に貼り付けて、フォルダに保存する、という手間があった。

やったこと独自のバッチファイルを作成。予約システムの内容を、コピーするだけで、電子カルテ側に、連動用のテキストファイルが、できる形に。

ポイント手作業の「コピー → 貼り付け → 保存」を減らすと、スタッフの手間と、入力の間違いを、減らせる。

タブレットで、ワイヤレス電子カルテ

こんな場面タブレット端末を使って、無線で、電子カルテを使いたい。

やったこと構築から、すべて対応。つながりが悪いときは、ネットワークの配線なども確認しながら、公式LINEで、やりとりして対応。

ポイント無線のつながりにくさは、端末だけでなく、配線やルーターも、一緒に見ると、原因が見つかりやすい。

オフラインのパソコンの、Office認証

こんな場面電子カルテは、安全のため、オフラインで使う。近ごろのMicrosoft Officeは、年に一度、ライセンスの認証が、必要になる。

やったことオフラインのパソコンでも、認証が通るように、作業をサポート。

ポイントオフラインのパソコンは、「年に一度の認証」を、忘れやすい。年間の作業として、覚えておくと安心。

パソコンの入れ替えを、低コストで

こんな場面電子カルテのパソコンの、入れ替えを希望する、契約施設。

やったことパソコンは、先生ご自身で購入。こちらは、設定のみを担当。

ポイント設定だけを、頼むことで、費用を、おさえられる。

ダイナミクスと関係なくても、まず、聞いてください

こんな場面院内のインターネットが、つながらなくなった。別の施設では、診察室のプリンターが、つながらなくなった。

やったことインターネットは、電話で配線図を確認しながら、切り分け。原因は、ルーターの、プロバイダの設定だった。プリンターは、現地で確認すると、IPアドレスが、変わっていたので、設定を直した。

ポイント電子カルテ以外の困りごとも、「どこから見ればよいか」を、一緒に切り分けるところから。

改定の算定項目を、施設ごとに、一緒に確認

こんな場面2年に一度の、診療報酬の改定。新しい算定項目の施設基準を満たせるかは、施設ごとに違う。

やったこと改定の前に、資料を配布。新しい項目の施設基準を、施設ごとに、一緒に確認。届出の書き方の、相談にも乗る（届出は、施設ご自身で）。

ポイント厚生労働省の疑義解釈なども、確認しながら、算定の条件を、整理しておく。

請求の担当者が、いなくなった

こんな場面保険請求の担当者が、いなくなり、看護師さんが、請求を担当することになった。

やったこと遠隔で、画面を見ながら、請求の作業を、手順に沿って、サポート。

ポイント請求は、締め切りがある仕事。すぐに答えられる「近さ」が、そのまま、安心につながる。

データ提出加算の、導入

こんな場面外来データ提出加算の対応が、必要になった。

やったことソフトのインストールと、使い方のレクチャー。試行のデータを提出するところまで、サポート。

ポイント提出の手前までではなく、実際に、提出できるところまで、一緒に確認する。

使えなくなったプリンターの設定を、直す

こんな場面診察券を発行する、プリンターの設定が、使えなくなった。以前の担当者が、連携してくれていた設定だった。

やったことこちらで、設定を直して、診察券が発行できる状態に。

ポイント「前の担当者が作った設定」が、引き継がれているか、入れ替えや、バージョンアップの前に、確認しておく。

院内用の患者情報を、紙なしに

こんな場面院内で管理するための、1号用紙（患者情報）を、紙で、運用していた。

やったこと院内で使う用の、1号用紙を、別に作成。ペーパーレスで、運用できるように、対応。

ポイント診察で使う情報と、院内の管理に使う情報を、分けて作ると、紙を減らしやすい。